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CAPABILITY / 03

AI行政超能力

讓文件、簡報、表單與流程自動化

03 / ADMIN WORKFLOW

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實作一：PDF → 摘要 → 簡報雲端教材連結
難度：★☆☆☆☆↑ TOP
目標說明

準備一份或多份 PDF，使用 Gemini Notebook 閱讀資料、擷取重點，並產生簡報初稿。

操作步驟
  1. 準備資料：一份或多份 PDF。
  2. 登入 Gemini Notebook，連結：https://notebook.google/?hl=zh-TW
  3. 點選「新增來源」按鈕，將 PDF 及所需要給 AI 讀的資料都拖曳進去。
  4. 在對話框可請 AI 工作。
  5. 可以在對話框中請他產生 PPT，或從右半邊點選 PPT。
實作二：資料 → 生成ppt簡報
難度：★☆☆☆☆↑ TOP
目標說明

將 PDF 或摘要匯入 Gamma，製作可編輯的資訊圖表，並匯出 PPT 供後續調整。

操作步驟
  1. 登入 Gamma，連結：https://gamma.app/
  2. 上傳 PDF 檔或摘要，產生新的社群貼文或 PDF 檔。
  3. 下載 PPT：點選「分享／匯出」。
實作三：海報 → Google 行政自動化
難度：★★★★★↑ TOP
目標說明

活動資訊 → Google Form 報名表 → Google Sheet → 報名成功 Gmail → Google Calendar 活動邀請。

操作步驟
  1. 登入 Apps Script 網站，選擇「開始編寫指令碼」。連結：https://developers.google.com/apps-script?hl=zh-tw
  2. 在 AI 對話框中輸入以下提示詞：
    AI 提示詞
    你現在是一個資深工程師，請幫我撰寫程式，用在 Apps Script。
我提供活動資訊，請幫我製作 Google Form 的報名表，再幫我將有報名的人同步整理成 Google Sheet；報名成功會寄 Gmail 給本人，然後再詢問他是否加入 Google Calendar 的行程。

活動資訊：
活動名稱：AI 行政超能力：文件、簡報、自動化與客服實戰
活動日期：115年9月23日
開始時間：9:00
結束時間：16:00
活動地點：臺中市南屯區文心南三路20號
報名截止日期：115年9月20日
聯絡方式：0987654321
參加對象：一般民眾皆可

接著請規劃一份 Google Form 報名表。

表單至少包含：
姓名
電子郵件
服務單位
職稱
聯絡電話
  3. 將產生的程式碼貼到 Apps Script。下方提供可直接複製的完整範例程式碼。
    Apps Script 完整程式碼
    程式碼載入中…
  4. 儲存程式碼：按下 Ctrl + S。
  5. 在上方函式選單選擇 setupEventRegistration，然後按下「執行」。
  6. 前往 Google 雲端硬碟，找到系統建立的 Google 表單與 Google 試算表。
實作四：滿意度問卷 → AI 統整
難度：★★★★★↑ TOP
目標說明

活動結束 → 自動寄出「滿意度問卷」→ Google Form → Google Sheet → AI 統整滿意度結果。

操作步驟
  1. 登入 Apps Script 網站，選擇「開始編寫指令碼」。連結：https://developers.google.com/apps-script?hl=zh-tw
  2. 在 AI 對話框中輸入以下提示詞：
    AI 提示詞
    你現在是一個資深工程師，請幫我撰寫程式，用在 Apps Script。
現在我想要在活動結束時，自動寄出「滿意度問卷」給當初有報名的學員。滿意度問卷使用 Google Form 進行，統計結果呈現在 Google Sheet 中。問卷內容參考圖片。
  3. 將產生的程式碼貼到 Apps Script。下方提供可直接複製的完整範例程式碼。
    滿意度問卷 Apps Script 完整程式碼
    程式碼載入中…
  4. 儲存程式碼：按下 Ctrl + S。
  5. 在上方函式選單選擇 setupSatisfactionSurvey，然後按下「執行」。
  6. 前往 Google 雲端硬碟，找到系統建立的 Google 表單與 Google 試算表。
實作五：AI 客服
難度：★★★☆☆↑ TOP
目標說明

使用 Gemini Gem，製作 AI 小幫手。

操作步驟
  1. 登入 Gemini。
  2. 在 Gemini 中依序點選「設定」→「Gem」→「新增 Gem」。
  3. 輸入 Gem 的名稱及說明。
  4. 輸入使用說明。範例：「你是一名導師，常常要回應家長請假規範及流程；回答的內容以我提供的檔案為依據，告訴家長及學生，不要額外增加。」
  5. 在「相關資訊」點選「＋」，上傳檔案。
  6. 完成後，按下「儲存」。